Si un programa decide turnos o tareas, ahora hay que decírselo por escrito a la plantilla
El Real Decreto 723/2026, en vigor desde el 5 de octubre, obliga a informar a cada trabajador de los sistemas algorítmicos o automatizados que deciden sobre su trabajo. Qué cambia y qué hacer esta semana.
Desde el 5 de octubre de 2026, una empresa que use programas para decidir horarios, repartir tareas o calcular pagos tiene que contárselo por escrito a cada trabajador. No hace falta que ese programa sea una IA avanzada: basta con que decida o ayude a decidir de forma automática. Esto toca de lleno a asesorías, despachos y clínicas, por su propia plantilla y por la de sus clientes.
Qué ha pasado
El BOE del 15 de septiembre publicó el Real Decreto 723/2026, que traslada a España la directiva europea sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. Sustituye al antiguo Real Decreto 1659/1998 y amplía la información que la empresa debe dar por escrito a cada persona que contrata. Entró en vigor a los veinte días, el 5 de octubre.
La novedad que más nos interesa está en el artículo 3.2.k: la empresa debe informar de «la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones». Y si esos sistemas intervienen en la jornada, las tareas, el salario, la promoción, el lugar de trabajo o el despido, también de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. Se aplica a contratos de más de cuatro semanas.
Cuándo y cómo hay que informar
- A quien entra nuevo: antes de que empiece la relación laboral.
- A quien ya trabaja en la empresa: si lo pide, en un plazo de treinta días hábiles desde la solicitud, salvo que ya tenga esa información.
- Si algo cambia: lo antes posible y, como tarde, el día en que el cambio surta efecto.
- En papel o en formato electrónico, siempre que se pueda guardar e imprimir, y conservando prueba de la entrega.
El SEPE ha publicado un modelo de documento informativo con un apartado propio para estos sistemas. No es obligatorio usarlo, pero sirve de guía.
Qué significa en la práctica
Pensemos en una clínica dental con diez personas que organiza los turnos con un programa que los reparte según la agenda de citas. Ese programa decide sobre la jornada, así que la clínica debe decir que existe y explicar, en palabras que se entiendan, con qué criterios reparte: disponibilidad, antigüedad, carga de pacientes. No hace falta entregar el código; sí que el trabajador pueda entender por qué le toca lo que le toca.
O una asesoría que usa una herramienta de IA para hacer una primera criba de currículos. Ahí el sistema interviene antes incluso de contratar, y conviene documentarlo igual. Lo mismo vale para el control horario que calcula pluses, el reparto automático de expedientes entre el equipo o cualquier panel que puntúe la productividad.
Para una asesoría laboral hay un trabajo evidente con sus clientes: revisar qué herramientas usan, cuáles caen dentro de la norma y añadir esa información a los documentos de contratación.
La cautela
La norma no define con detalle qué cuenta como «sistema algorítmico o automatizado», y habrá casos dudosos: una hoja de cálculo con fórmulas que propone turnos que luego decide una persona, por ejemplo. Hasta que haya criterios de la Inspección o de los tribunales, lo prudente es informar en caso de duda.
El real decreto no crea sanciones nuevas. Según el análisis de PwC, el incumplimiento entraría en la infracción leve de la ley de infracciones y sanciones del orden social por no informar por escrito. Leve no significa irrelevante: es un incumplimiento fácil de detectar en una inspección. Además, esta obligación se suma a las del RGPD y del Reglamento europeo de IA, que el propio texto pide coordinar.
Este artículo explica la norma, no sustituye el consejo de un asesor laboral para cada caso.
Qué hacer esta semana
Haz una lista de todas las herramientas que tocan la gestión del personal: turnos, fichaje, nóminas, selección, reparto de trabajo. Al lado de cada una, apunta si decide algo de forma automática o solo ayuda a que decida una persona. Con esa lista, redactar el apartado del documento informativo es cuestión de una tarde.
En Matesanz IA documentamos cada automatización que montamos con sus reglas y su revisión humana, así que esa información ya existe cuando hace falta. Si tu empresa o tus clientes usan herramientas que no sabéis cómo encajar en esta norma, la Auditoría AMI® empieza justo por ese inventario.
Fuentes
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