Automatizaciones

Cuánto cuesta al mes, en herramientas, automatizar un despacho

Precios oficiales de asistentes de IA, automatización, base de datos y formularios para tres tamaños de despacho, con lo que ya pagas aparte y el cálculo del tiempo recuperado.

5 de octubre de 2026·8 min de lectura

«Vale, ¿y esto cuánto me cuesta cada mes?» Es la pregunta que hace casi cualquier despacho antes de automatizar nada. Aquí tienes la respuesta solo en herramientas (suscripciones y consumos, sin contar el trabajo de montarlo ni el mantenimiento), con precios oficiales, tres tamaños de despacho y el cálculo a la vista para que lo ajustes al tuyo.

Cómo se hace hoy

En muchos despachos la IA ya ha entrado, pero por la puerta de atrás. Un abogado paga un asistente con su tarjeta personal, una compañera usa la versión gratuita de otro, y la ficha de clientes vive en una hoja de cálculo que solo entiende quien la creó. Nadie sabe cuánto se gasta en total.

El gasto disperso es lo de menos. Lo que debería preocupar es que esas cuentas personales se rigen por condiciones pensadas para particulares y no incluyen un contrato de encargado del tratamiento, que es el documento que exige el RGPD cuando un tercero trata datos de tus clientes por cuenta tuya. Si por ahí pasan escritos, nóminas o expedientes, el problema ya no es de presupuesto.

Cómo queda automatizado

Un sistema sencillo para un despacho tiene pocas piezas. Pongamos el alta de un cliente: el cliente rellena un formulario, la plataforma de automatización recoge los datos, crea su ficha en la base de datos usando el DNI como llave para no duplicarlo, abre su carpeta en el almacenamiento del despacho y envía el correo de bienvenida. Nadie copia nada a mano. Estas son las piezas que se pagan:

Un asistente de IA con plan de empresa (Claude, ChatGPT o Gemini) para redactar borradores, resumir documentos y preparar respuestas.
Una plataforma de automatización (Make o n8n), que es la que conecta todo lo demás.
Una base de datos sencilla (Airtable) con clientes, expedientes y plazos.
Formularios para que el cliente aporte sus datos (Tally o los que ya trae vuestro paquete de oficina).
Consumo de IA por API: cuando un flujo usa la IA sin que nadie abra el chat, por ejemplo para clasificar el correo entrante. Se paga por volumen de texto procesado, medido en «tokens», que son fragmentos de pocas letras.

Lo que el despacho ya paga (y no sumamos)

El correo, el dominio y el paquete de oficina (Microsoft 365 o Google Workspace) ya están en la factura de casi cualquier despacho, y con ellos el almacenamiento (OneDrive o Google Drive) y los formularios básicos. Por eso no los sumamos: inflarían una cifra que no cambia al automatizar. Un detalle útil: Google Workspace Business Standard, que cuesta unos 12,39 € por usuario al mes con compromiso anual, ya incluye Gemini en Gmail y Docs. Si vuestro despacho está en Google, eso puede ahorraros el asistente de IA aparte.

Por qué el asistente tiene que ser de empresa

Los planes de empresa cuestan algo más que los individuales, pero cambian las condiciones de uso de los datos. OpenAI indica que no usa por defecto los datos de ChatGPT Business para entrenar sus modelos y que firma un anexo de tratamiento de datos con sus clientes. Anthropic incorpora ese anexo automáticamente en sus condiciones comerciales, que son las que se aplican al plan Team de Claude. Con datos de clientes, es el mínimo. Ojo: los dos exigen al menos dos plazas, así que un autónomo paga dos.

Tres escenarios con precios

Precios en euros y sin IVA, con facturación anual cuando la página la publica. La mayoría de estas herramientas publican sus tarifas en dólares, así que las hemos pasado a euros con el tipo de referencia del Banco Central Europeo del 1 de octubre de 2026 (1 € = 1,1298 $); lo que acabéis pagando puede variar unos céntimos según el tipo de cambio de cada factura. Make no muestra el precio anual, así que usamos el mensual (anual promete un ahorro del 15 % o más). El consumo por API es una estimación: documentos al mes × 3.000 tokens de entrada y 500 de salida, al precio de Claude Haiku 4.5 (unos 0,89 € por millón de tokens de entrada y 4,43 € por millón de salida).

Básico: una persona

Asistente de IA: Claude Team o ChatGPT Business, dos plazas mínimas a 17,70 €: 35,40 €.
Automatización: Make Core, 10.000 créditos al mes: 10,62 €.
Base de datos: Airtable Free, hasta 1.000 registros por base: 0 €.
Formularios: Tally Free, formularios y respuestas ilimitados: 0 €.
API: 200 documentos al mes, menos de 1 €.
Total: unos 47 € al mes (unos 564 € al año).

Despacho pequeño: cuatro personas

Asistente de IA: cuatro plazas a 17,70 €: 70,81 €.
Automatización: Make Core: 10,62 €. Con 10.000 créditos caben, según nuestra estimación (unos 10 créditos por alta y 5 por correo), cien altas de cliente al mes y la clasificación de cuarenta correos al día.
Base de datos: Airtable Team para dos editores a 17,70 €: 35,40 €. Los usuarios de solo lectura no se pagan.
Formularios: Tally Free: 0 €.
API: 600 documentos al mes, unos 3 €.
Total: unos 120 € al mes (unos 1.437 € al año).

Despacho mediano: diez personas

Asistente de IA: diez plazas a 17,70 €: 177,02 €.
Automatización: Make Teams, el plan de Make para equipos: 33,63 €. Si vuestro volumen cabe en Core, son unos 23 € menos.
Base de datos: Airtable Team para cuatro editores: 70,81 €. Si pasáis de 50.000 registros por base, Business cuesta 39,83 € por editor.
Formularios: Tally Pro, con trabajo en equipo y sin la marca de Tally: 17,70 €.
API: 2.000 documentos al mes, unos 10 €.
Total: unos 309 € al mes (unos 3.707 € al año).

¿Por qué estas y no otras? Claude y ChatGPT cuestan lo mismo en plan de empresa, así que elegid el que mejor funcione con vuestros escritos; probad los dos una semana. Make sale más barato que n8n en la nube (10,62 € frente a 20 € al mes del plan Starter de n8n, que incluye 2.500 ejecuciones) y no necesita servidor. La alternativa más barata es n8n instalado en un servidor propio: la licencia comunitaria es gratuita y los datos no salen de vuestra máquina, pero alguien tiene que mantenerlo, y ese coste no aparece aquí. Airtable se elige porque se maneja como una hoja de cálculo y solo cobra a quien edita; su plan gratuito basta para empezar.

El tiempo que se recupera

Esto es una estimación, y la cuenta es tuya. Si cada persona del despacho pequeño recupera 30 minutos al día entre altas, búsquedas de documentos y primeros borradores, son 4 personas × 0,5 horas × 21 días laborables = 42 horas al mes. A 40 € la hora (pon tu propio coste), son 1.680 € frente a unos 120 € en herramientas. En el escenario básico: 1 × 0,5 × 21 = 10,5 horas, unos 420 € frente a 47 €. Si en tu caso son 10 minutos y no 30, divide entre tres: sigue saliendo a cuenta.

Lo que no se debe automatizar

Ninguna de estas herramientas firma un escrito ni decide una estrategia. Todo lo que sale hacia un cliente, un juzgado o la Agencia Tributaria pasa por la revisión de un profesional. Tampoco conviene meter en un flujo automático datos de categorías especiales (salud, por ejemplo) sin haber revisado antes qué herramienta los trata y dónde.

Y lo que más falla: el ahorro de usar cuentas personales. Pagar unos 35 € en vez de 18 € por tener un contrato de tratamiento de datos es barato comparado con explicar una brecha de secreto profesional. Antes de conectar nada, actualizad el registro de actividades de tratamiento y revisad los contratos con cada proveedor.

Por dónde empezar

Haz inventario: qué herramientas paga hoy cada persona y con qué tarjeta. Suele haber sorpresas.
Pasad el asistente de IA a un plan de empresa y cancelad las cuentas personales que se usen para trabajo.
Elige un único proceso para automatizar primero; el alta de clientes es buen candidato porque se repite y tiene poco riesgo.
Empieza con los planes gratuitos de Make, Airtable y Tally y sube de plan solo cuando el flujo funcione y lo necesite.

Si quieres saber qué escenario encaja con tu despacho y qué procesos merece la pena automatizar primero, la Auditoría AMI® sirve justo para eso. Escríbenos y lo vemos con tus números.

Fuentes

Precios consultados el 5 de octubre de 2026; pueden cambiar. Todos sin IVA.

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